Toimeksiantona Kaarinan harrastemessut

Nyt on taas uusi Monkey-syksy pyörähtänyt käyntiin ja tällä kertaa mukana touhuavat vuonna 2012 sekä muutamat vuonna 2011 opiskelunsa aloittaneet opiskelijat. Onnetar valitsi minulle toimeksiantajaksi Kaarinan kaupungin ja vieläpä projektipäällikön virka napsahti projektissamme. Lisäksi toimin projektimme viestintätiimissä blogi-vastaavana, joten tehtäviini kuuluu kaikesta perillä olemisen lisäksi kertoa projektimme etenemisestä täällä Monkey-blogissa.

MITÄ, MISSÄ, MILLOIN

Projektimme starttasi syyskuun alussa, kun saimme ryhmämme kanssa tietää, että järjestämme yhteistyössä Kaarinan kaupungin kanssa harrastemessut. Messujen tavoitteena on edistää Kaarinan kaupungin ja Kaarinassa majailevien 3. sektorin palveluiden yhteistyötä. Lisäksi tavoitteena on saada kaarinalaiset tietoisiksi Kaarinassa järjestettävistä aktiviteeteista, joiden esittelyissä messut ovat loistava areena.

Meidän projektiryhmämme astuu kuvaan siinä, että meidän tulee houkutella messuille niin yhdistykset kuin kävijätkin. Me suunnittelemme messut alusta loppuun salikarttoja ja aikatauluja myöten hyödyntäen viimeisenkin senttimetrin, jonka tapahtumapaikasta irti saamme. Deadline tälle kaikelle on 30. lokakuuta, jolloin ovet avataan Hovirinnan koululla Kaarinassa kello viideltä yhdistyksille ja kuudesta eteenpäin toivotetaan kaarinalaiset lämpimästi tervetulleiksi.

TYÖN ALLA

Nyt olemme jo parit tapaamiset läpikäyneet ryhmämme kanssa ja kaikki ovat löytäneet paikkansa. Ryhmä on jakautunut neljään pienempään tiimiin; viestintä, markkinointi, talous ja ohjelmasuunnittelu. Jokaisesta tiimistä löytyy vastaava, joka huolehtii, että hommat etenevät ja pitävät projektipäällikön ajan tasalla.

Viestintätiimillä hommat hurahtivat heti käyntiin, kun saimme excel-tiedoston, josta löytyi yli sadan yhdistykset yhteystiedot. Saimme kolme puhelinta käyttöömme ja ahkerat yhdistysvastaavamme alkoivat soitella yhdistyksille. Tällä hetkellä osallistumistilanne on mitä mainioin, kun osallistujia messuille on jo yli 30 ja messuista kiinnostuneita on toiset yli 30. Lupaava alku!

Markkinointitiimi polkaisi hommat vauhtiin ideoimalla alustavasti messujen mainoksia. Mitä tulee, minne tulee ja milloin tulee? Millä väreillä, kuvilla, logoilla? Lisäksi pohdittiin mahdollisia yhteydenottoja yhteistyökumppaneihin ja sponsoreihin. Ehkäpä jalkaudumme Kaarinaan jakelemaan flyereita ihmisille. Mainokseen voi jopa törmätä paikallisissa Sanomissa. Sosiaalinen media käy kuumana messujen suhteen.

Ohjelmatiimi aloitti toimintansa käymällä läpi infomäärää jo mukana olevilta yhdistyksiltä. Kuka järjestää, mitä toimintaa ja missä tilassa. Kunnon ideariihi lähtee käyntiin myöhemmin, kun kaikki yhdistykset ovat varmistaneet paikkansa messuilla. Kaikista ohjelmanumeroista kootaan kattava ohjelma-aikataulu ja tiimiläiset saavat päästää myös graafiset taitonsa valloilleen salikarttaa tehdessä. Kaikki suunnitellaan tarkoin viimeistä piirtoa myöten.

Taloustiimi vastaa siitä, että projektimme pysyy budjetissa. He pitävät huolta kuluista, hoitavat pakolliset ostokset ja suunnittelevat talousarviot sekä Kaarinan kaupungille että Turun ammattikorkeakoululle.
 

JATKOSSA…

Projekti on pyörähtänyt loistavasti käyntiin, vaikka toimeksiannosta on kulunut vasta hieman yli viikko. Toisaalta ei se ole mikään ihme, kun joukko motivoituneita ja innokkaita opiskelijoita lyövät omat taitonsa, tietonsa ja osaamisensa yhteen.

Jatkossa projektimme kehittyy kohti tavoitteita viikoittaisilla tapaamisilla, yhdistysten suunnittelutapaamisella, joka järjestetään maanantaina 16.9, tiimien omalla toiminnalla sekä yhteydenpidolla toimeksiantajan kanssa.

Tervetuloa mukaan seuraamaan Kaarinan harrastemessujen kasvutarinaa!