Toimeksiantona Kaarinan harrastemessut

YHTEISTYÖSSÄ TOIMIMINEN ON AINA HAUSKEMPAA
Uusi viikko Monkey-projektissamme on lähtenyt käyntiin ja paljon olemme taas viime viikolla saaneet aikaan. Yksi viikon kohokohdista oli palaveri yhdistysten kanssa. Hienoa nähdä, miten innokkaasti yhdistykset ovat mukana rakentamassa näitä messuja. Toinen hieno asia oli, kun saimme tietää, että Saija Palin suostuu juontamaan messut.

PALAVEERATAAN YHDISTYSTEN KANSSA
16. syyskuuta kokoonnuimme Hovirinnan koululle yhdistystapaamiseen. Yhdistysaktivistit olivat sankoin joukoin tulleet paikalle, mikä lämmitti projektipäällikön sydäntä. Yhteydenpitovastaavat viestintätiimissä olivat tehneet loistavaa työtä informoidessaan ja houkutellessaan yhdistysläisiä paikan päälle. Auditorion ovella ohjelmasuunnittelutiimiläiset jakelivat kyselykaavakkeita, jotka sisältävät kysymyksiä aina yhteystiedoista ohjelmanumeroihin ja tilatoiveisiin.

Palaverin avasi toimeksiantajamme Kaarinan kaupungin kansalaistoiminnan johtaja Tuuli Salospohja.  Hän kertoi tehtävistään Kaarinan kaupungilla ja miksi kyseisiä messuja ollaan järjestämässä. Sitten tuli meidän vuoromme. Ryhmästämme mukana olivat edustamassa projektipäällikkö, viestintävastaava ja ohjelmasuunnittelutiimiläisiä kolme kipaletta.  Ensin projektipäällikkö nousi lavalle kertomaan yleisesti osuudestamme messuilla, sen jälkeen ohjelmasuunnitteluvastaava otti puheenvuoron ja kertoi tiimin toiminnasta ja lopuksi viestintävastaava esittäytyi yhdistyksille.

Näiden puheenpitojen jälkeen suunnattiin kahville ja omenapiirakalle. Keskustelu kävi vilkkaana kahvin juonnin lomassa ja pienen breikin jälkeen palattiin takaisin audiotorioon suunnittelupuuhiin.

Näistä messuista tulee hienot ja erilaiset sen vuoksi, että yhdistykset ovat innokkaina mukana suunnittelussa ja heidän mielipiteitään, ideoita ja pohdintoja aidosti kuunnellaan ja arvostetaan. Oli hienoa nähdä, miten laaja skaala erilaisia yhdistyksiä on mukana, mitä ohjelmanumeroita meillä on tulossa ja miten aktiivisesti yhdistykset haluavat vaikuttaa Kaarinan harrastemahdollisuuksiin.

 

TEKEMISTÄ RIITTÄÄ
Torstaina 19. päivä kokoonnuimme taas koko ryhmän voimin ja lähdimme jatkamaan puurtamista kohti huikeita messuja.  Viestintätiimi alkoi laatia tiedotetta yhdistyksille ja hieman taisteltiin sähköpostien kanssa. Ongelma kuitenkin ratkaistiin ja tämäkin osoittaa, että projektista voi saada paljon muutakin oppia kuin vain tapahtumanjärjestämisestä. Markkinointitiimi lähti selvittämään erilaisia mainontafoorumeja ja millä tavoin näille foorumeille päästään. Lisäksi tehtiin alustava suunnitelma mainoksesta, joka tällä viikolla työstetään valmiiksi. Taloustiimi aloitti yhteistyön markkinointitiimin kanssa painatettavien paitojen suhteen. Messuilla tulemme näkymään syksyisen oransseissa paidoissamme. Ohjelmasuunnittelutiimi pilkkoi porukan pienempiin osiin ja alkoi suunnitella alustavaa ohjelma-aikataulua sekä salikarttaa. Lopuksi kaikki tiimit kokoontuivat vielä yhteen ja jokainen porukka piti pienen briiffin työskentelystään.

Päivä ei kuitenkaan päättynyt tähän. Iltapäivälle toimeksiantajamme Tuuli Salospohja sekä Mikko Nortela tulivat katselemaan projektisuunnitelmamme esittelyä. Projektipäällikkö avasi esityksen kertomalla yleisesti ryhmän jaosta sekä minkälaisessa aikataulussa projekti etenee. Tämän jälkeen kukin tiimi vuorollaan kertoi omista tavoitteistaan ja suunnitelmistaan. Esitys synnytti hyvää keskustelua, kiperiin kysymyksiin saatiin kattavat vastaukset ja toimeksiantajamme lähtivät tyytyväisin ja luottavaisin mielin tapaamisesta.

Tällä viikolla jatketaan iloisin mielin työskentelyä ja projektin kehittämistä kohti H-hetkeä!